Project- & portfoliosturing

01 Waar het misgaat

Er lopen meer initiatieven dan de organisatie aankan. Niemand heeft dat besloten; het is geleidelijk zo gegroeid, omdat elk project op zichzelf verdedigbaar was. Het gevolg is dat dezelfde mensen aan te veel dingen tegelijk werken en dat alles langer duurt.

Dat is geen kwestie van ambitie maar van rekenen. Dezelfde capaciteit verdeeld over twintig initiatieven levert twintig trage trajecten op, niet twintig snelle.

Vijf initiatieven die afkomen zijn meer waard dan twintig die schuiven.

02 Wanneer u dit nodig heeft

• Niemand kan opnoemen wat er precies loopt, laat staan wat de status is.
• Prioriteiten concurreren en alles lijkt belangrijk.
• Dezelfde sleutelfiguren zitten in vijf projecten tegelijk.
• Er wordt zelden iets bewust gestopt of uitgesteld.
• Bij oplevering is onduidelijk wat het heeft opgeleverd.

03 Hoe wij het aanpakken

• Eén lijst. Alles wat capaciteit vraagt op dezelfde plek, ongeacht of het een project, een verbetering of een operationele opgave is. Vrijwel altijd blijkt die lijst langer dan iedereen dacht.
• Herleidbaar naar een doel. Per initiatief: aan welk strategisch doel draagt dit bij? Kan dat niet benoemd worden, dan is dat op zichzelf een bevinding.
• Prioriteren betekent ook stoppen. Een lijst zonder volgorde is geen prioritering. Niet kiezen is ook kiezen, alleen dan zonder besluit.
• Beperk wat er tegelijk loopt. Dat is een stuurmiddel, geen bezuiniging.
• Eén eigenaar per initiatief, met een escalatielijn voor besluiten die hij niet zelf mag nemen.
• Balanceer het portfolio. Kijk niet alleen of elk initiatief op zichzelf verdedigbaar is, maar of het geheel klopt. Draagt alles bij aan hetzelfde doel, of ligt er niets meer op een doel dat u wel belangrijk noemt?
• Stuur op effect, niet op oplevering. Een afgerond project is geen behaald resultaat.

Dat balanceren werkt het beste in een vaste jaarcyclus: aan het eind van het jaar wordt het portfolio voor het volgende jaar samengesteld en vastgesteld, gedurende het jaar wordt het uitgevoerd en gevolgd, en aan het eind wordt het afgerond en beoordeeld voordat het volgende wordt opgezet. Dat geeft rust, want het maakt duidelijk wanneer er wél en wanneer er niet over de samenstelling wordt onderhandeld.

Waar het portfolio komt te staan

Een portfolio dat in een spreadsheet leeft, verwatert. Op enig moment heeft u er dus een plek voor nodig. Wij zijn daarin niet aan één product gebonden, dus de keuze is aan u:

• Uw eigen tool, als u er al een heeft die geschikt is. Vaak is dat zo, en dan is dat verreweg het verstandigst.
• Wij voorzien in de tooling, met precies de velden die uw werkwijze vraagt en niets meer. Er is een voorbeeld te bekijken van hoe dat eruit zou zien.

Welke route ook, wij stellen dezelfde eisen: één plek waar alles staat, zichtbare status en eigenaar per initiatief, een signalering wanneer iets vastloopt, en het moet zo weinig moeite kosten om bij te houden dat mensen het ook daadwerkelijk doen. Een tool die niet wordt bijgehouden is erger dan geen tool, want dan stuurt u op een verouderd beeld.

04 Waar het in het systeem past

Portfoliosturing is waar overzicht en prioriteit en eigenaarschap samenkomen. Het is het onderdeel dat de verbindende vraag stelt: gegeven alles wat er speelt, waar zetten wij onze mensen op in?

Zonder dat onderdeel blijven de andere disciplines los zand. U kunt processen prima verbeteren en veranderingen goed begeleiden, maar als er te veel tegelijk loopt, komt geen van beide op tijd af.

Lees het artikel over run en change binnen één portfolio →

05 Wat het oplevert

• Eén overzicht van alles wat loopt, met status en verwacht resultaat.
• Expliciete keuzes over wat voorgaat, en wat bewust wacht.
• Capaciteit die naar minder dingen tegelijk gaat, en dus sneller afkomt.
• Zicht op wat is afgerond en wat het heeft opgeleverd.