Software
Het verbeterportfolio op één plek.
Verbeteren verliest het van de waan van de dag zodra niemand ziet hoe het ervoor staat. Een portfolio in een spreadsheet verwatert dan ook binnen een kwartaal. Wij richten daarom een plek in waar alles staat: wat er loopt, wie erover gaat en of het opschiet. Hieronder ziet u werkend hoe dat eruitziet, met de velden die uw werkwijze vraagt en niets meer.
01 Het voorbeeld
Zo zou het eruitzien.
Drie weergaven. Het register met alles wat loopt, de opvolging met alleen wat aandacht vraagt, en de rapportage die u nodig heeft om te communiceren en te besluiten. Filter op niveau om te zien wat in het directieoverleg thuishoort en wat de afdeling zelf afhandelt. Klik op een regel om het volledige dossier te openen.
Verbeterportfolio
Voorbeeld met verzonnen gegevens
●Op schema loopt volgens planning
▲Risico dreigt uit te lopen, de eigenaar heeft zelf een maatregel
■Besluit nodig loopt uit en de eigenaar kan het niet zelf oplossen
| Code | Verbeterinitiatief | Strategisch thema | Eigenaar | Status | Planning |
|---|
Alles wat op risico of op besluit staat. Dit is de agenda voor het overleg: bovenaan staat waarvoor een besluit nodig is, daaronder wat de eigenaar zelf oplost.
Het beeld dat u meeneemt naar directie of afdeling: wat is er af, wat loopt, en waar een besluit voor nodig is. Per kwartaal, zodat de organisatie weet wat er is bereikt en wat er aankomt.
Alle namen, codes en gegevens in dit voorbeeld zijn verzonnen.
02 Waarom een eigen plek voor het portfolio
Er ontstaan versies, de status is van vorige maand, en niemand weet meer welk bestand het echte is. Zodra bijhouden moeite kost, gebeurt het niet meer, en dan stuurt u op een beeld van weken geleden. Een plek waar alles staat werkt alleen als hij zo weinig moeite kost dat mensen het ook werkelijk doen.
Wij zijn niet aan één product gebonden. Heeft u al een geschikte tool, dan is dat vrijwel altijd de verstandigste route. In de praktijk komen wij echter vaak organisaties tegen waar die er niet is, of waar het bestaande pakket te zwaar is voor wat er nodig is: tien velden invullen om één verbetering te registreren, en daarom doet niemand het.
Meer over portfoliosturing en de eisen die wij stellen
03 Wat het niet is
- Geen projectmanagementpakket. Het stuurt geen taken aan en vervangt uw planningssoftware niet. Het bewaakt het verbeterportfolio: welke initiatieven er zijn, hoe ze ervoor staan en wie erover gaat.
- Geen vervanging van uw kwaliteitssysteem. Audits, risico's en processen blijven waar ze staan; hieraan wordt alleen verwezen.
- Geen tool die u zelf moet inrichten. Wij richten het in tijdens het traject, zodat het niet op uw eigen avonduren neerkomt.
04 Hoe u het krijgt
De inrichting hoort bij het traject. Tijdens de fasen overzicht en sturing komt vanzelf boven welke velden u werkelijk nodig heeft, en daar wordt de inrichting op gemaakt. U begint dus niet met een leeg pakket dat u zelf moet vullen.
Wat u ziet is de standaardopzet. Werkt uw organisatie met andere begrippen, een andere overlegstructuur of extra velden vanuit een kwaliteitsnorm, dan wordt dat meegenomen.
Volgende stap
Benieuwd of dit bij uw organisatie past? In een kennismaking van een uur wordt duidelijk hoe verbeteren nu bij u is georganiseerd en of tooling daarin het knelpunt is. Soms is het antwoord dat uw eigen systeem volstaat; ook dat hoort u dan.