Digitalisering & AI

01 Waar het misgaat

Er wordt veel overgetypt. Informatie staat op vijf plekken en nergens compleet. Iemand is elke maandag een halve dag bezig een rapportage in elkaar te knippen die daarna nauwelijks wordt gelezen.

De verleiding is dan om er techniek op te zetten. Maar een slecht proces digitaliseren levert een snel slecht proces op, en een taalmodel op rommelige data levert vlotte antwoorden die niet kloppen. De volgorde doet ertoe.

Eerst begrijpen wat het proces moet doen. Dan pas kiezen waarmee.

02 Wanneer u dit nodig heeft

• Medewerkers besteden aantoonbaar veel tijd aan overtypen, zoeken en samenvoegen.
• Dezelfde gegevens worden op meerdere plekken bijgehouden en lopen uiteen.
• Er is een systeem ingevoerd dat half wordt gebruikt.
• Er wordt over AI gesproken zonder dat duidelijk is welk probleem het moet oplossen.
• Eerdere digitaliseringsprojecten hebben minder opgeleverd dan begroot.

03 Hoe wij het aanpakken

• Begin bij de tijd. Waar gaan uren naartoe die geen waarde toevoegen? Dat is te meten, en het maakt de businesscase concreet in plaats van hoopvol.
• Proces vóór techniek. Als een stap overbodig is, schrapt u hem. Automatiseren van een overbodige stap maakt hem alleen sneller overbodig.
• Klein beginnen, echt gebruiken. Eén werkende toepassing die dagelijks tijd bespaart is meer waard dan een programma met tien pilots.
• Nuchter over AI. Het is bruikbaar voor tekst samenvatten, gegevens ordenen en herhalend zoekwerk. Het is ongeschikt voor beslissingen waar u verantwoording over moet afleggen zonder dat iemand meekijkt.
• Meten of het oplevert wat u dacht. Zes maanden later terugkijken of die uren daadwerkelijk zijn vrijgekomen, en waar ze nu naartoe gaan.

In de praktijk loopt zo'n traject langs drie stappen: er is een behoefte vanuit de organisatie, daar wordt een businesscase op gemaakt zodat er een besluit over genomen kan worden, en daarna volgt de uitvoering. Wij begeleiden dat van begin tot eind.

Die businesscase is het onderdeel dat het vaakst wordt overgeslagen, en het is precies wat het verschil maakt. Niet als formaliteit voor de goedkeuring, maar omdat het u dwingt te benoemen wat de toepassing moet opleveren. Dat is later ook waaraan u kunt aflezen of het gelukt is.

04 Waar het in het systeem past

Digitalisering is een middel, geen doel op zich. Binnen het verbetersysteem is het een van de manieren waarop u een verbeteropgave invult die uit richting is voortgekomen.

Dat kader is hier belangrijker dan bij de andere disciplines, omdat digitalisering zich makkelijk laat sturen door wat technisch kan in plaats van door wat nodig is. Een toepassing die niet is terug te voeren op een doel van de organisatie, is een oplossing die zijn probleem nog zoekt.

05 Wat het oplevert

• Uren die vrijkomen bij mensen die u nodig heeft voor ander werk.
• Minder handmatige overdracht, en dus minder fouten.
• Toepassingen die na een jaar nog steeds worden gebruikt.
• Een onderbouwd oordeel over waar techniek wel en niet helpt.